Coperta arhivare

Pentru arhivare sunt utilizate coperti speciale astfel incat documentele sa fie in siguranta pentru cat mai mult timp. Registrele contabile si documentele contabile precum si alte documente trebuie pastrate. Arhivarea documentelor care apartin unor institutii sau societati comerciale este obligatorie in conformitate cu legislatia existenta. Pastrarea documentelor poate fi facuta atat pe hartie cat si electronic.

Coperta arhivare - prevederi legale

Regulile pentru arhivare sunt specifice tinand cont de tipul de documente si de rolul lor. Legea arhivarii se aplica atat pentru arhivarea pe suport de hartie cat si in dosare numerotate sau parafata, dar si in format electronic, de catre firmele de arhivare sau de catre institutie. Legea permite ca entitatile sa aleaga modul de arhivare.

Potrivit Legii nr. 31/1990, arhivarea documentelor justificative si contabile presupune: 

-          Respectarea prevederilor legale in vigoare;

-          Gruparea cronologica si sistematica a documentelor in dosare numerotate si parafate;

-          Pastrarea dosarelor justificative si contabile in spatii special amenajate pentru arhivare, cu mentiunea ca spatiile trebuie sa fie dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, dar si asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii;

-          Pastrarea unei evidente a documentelor arhivate, respectiv a celor mutate in alte destinatii, cu ajutorul Registrului de evidenta;

-          Eliminarea din arhiva a documentelor dupa expirarea termenului legal de pastrare, cu proces verbal adaugat in Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator sau de un ordonator de credite.

Daca societatea este lichidata sau fuzioneaza, documentele pentru cele doua statute vor fi arhivate separat. Asta inseamna ca, atunci cand societatea inceteaza activitatea va preda documentele neexpirate arhivelor.

Legea arhivarii a fost revizuita, modificata si a intrat in vigoare pe 1 ianuarie 2016, prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, valabil si in 2018. Modificarile prevad ca documentele financiar-contabile pot fi arhivate pe hartie sau, daca evidenta contabila se realizeaza prin mijloace informatice, pe suport electronic, cu conditia de a fi disponibile oricand pentru afisare la nevoia entitatii sau la solicitarea organelor de control.

In ceea ce priveste arhivarea electronica, tinerea unei evidente contabile cu ajutorul mijloacelor electronice mentnioneaza o serie de prevederi, printre care si prelucrarea datelor conform legilor existente.

Conform ordinului, perioada de arhivare pentru anumite tipuri de documente este variata:

-          5 ani de la incheierea exercitiului financiar pentru documentele de achizitie;

-          10 ani de la data incheierii exercitiului financiar pentru registre de contabilitate si documente justificative;

-          50 de ani pentru salarii.

Prevederile Legii nr. 31/1990 și ale Ordinului MFP 2634/2015 privind arhivarea documentelor se aplica urmatoarelor entitati:

-          Societati comerciale;

-          Societati si companii nationale;

-          Regii autonome;

-          Institute nationale de cercetare-dezvoltare;

-          Societati cooperatiste;

-          Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu si fara scop patrimonial;

-          Subunitati fara personalitate juridica ce apartin unor persoane juridice, daca sediul persoanelor juridice si cel al subunitatilor sunt unul in tara si unul in strainatate;

-          Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv (fonduri de pensii facultative sau private si alte entitati organizate conform Codului Civil).